Każdy biznes procesuje setki czy tysiące dokumentów dziennie – e-maili, faktur, raportów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, opracowań, tekstów. W miarę rozwoju firmy, ta liczba tylko się zwiększa – średnio o 22% rocznie. Zmniejsza się za to produktywność pracowników, którzy muszą coraz więcej czasu poświęcać na odszukiwanie, sortowanie czy przepisywanie danych z dokumentów.
Średnio pracownicy poświęcają 50% swojego czasu na poszukiwanie informacji. Odnalezienie jednego dokumentu zajmuje ok. 18 minut. To od 20 do 40% ich czasu pracy.
Jeśli chcesz temu przeciwdziałać
Każdy biznes procesuje setki czy tysiące dokumentów dziennie – e-maili, faktur, raportów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, opracowań, tekstów. W miarę rozwoju firmy, ta liczba tylko się zwiększa – średnio o 22% rocznie. Zmniejsza się za to produktywność pracowników, którzy muszą coraz więcej czasu poświęcać na odszukiwanie, sortowanie czy przepisywanie danych z dokumentów.
Średnio pracownicy poświęcają 50% swojego czasu na poszukiwanie informacji. Odnalezienie jednego dokumentu zajmuje ok. 18 minut.
To od 20 do 40% ich czasu pracy.
Źródło: Gartner
Świat bez papieru staje się już normą.
Firmy nie mogą pozwolić sobie na ignorowanie narzędzi wspierających digitalizację i porządkowanie obiegu dokumentów. Skorzystaj z wsparcia S&T i w pełni wykorzystaj możliwości technologii OpenText takie jak:
Świat bez papieru staje się już normą.
Firmy nie mogą pozwolić sobie na ignorowanie narzędzi wspierających digitalizację i porządkowanie obiegu dokumentów. Skorzystaj z wsparcia S&T i w pełni wykorzystaj możliwości technologii OpenText takie jak:
Redukcja kosztów
operacyjnych
Jedna faktura może przechodzić z rąk do rąk nawet kilka razy, będąc przetwarzana przez różne działy. System ECM, automatyzując podobne procesy, umożliwia zaoszczędzenie czasu pracy i redukuje koszty związane m.in. z płatnymi nadgodzinami, karami finansowymi, przechowywaniem papierowych dokumentów w bezpiecznym miejscu czy dublowaniem procesów
Automatyzacja
powtarzalnych procesów
Przygotowywanie umów w oparciu o zatwierdzone wzorce, uzupełnianie informacji w teczkach kadrowych, pobieranie informacji z faktur przesyłanych ich do systemu – to tylko wybrane powtarzalne czynności, które pochłaniają czas pracowników. Powierzając te zadania narzędziom OpenText, redukujesz ryzyko popełnienia błędu przy przepisywaniu czy wpisywaniu danych do umowy.
Kontrola
dostępu do
dokumentów
Sprawdzaj, czy tylko upoważnieni pracownicy posiadają dostęp do wrażliwych informacji i sprawnie nadawaj lub odbieraj odpowiednie uprawnienia. Automatyzuj bezpieczną współpracę nad dokumentami z osobami spoza firmy.
Sprawne
odnajdowanie
informacji
Dzięki dodatkowym możliwościom klasyfikowania, oznaczania i tagowania dokumentów oraz przechowywaniu wszystkich informacji w jednym systemie, znalezienie poszukiwanej informacji jest kwestią sekund, nie minut. Dotyczy to również danych nieustrukturyzowanych, takich jak e-maile czy pliki przesyłane na komunikatorze.
Wersjonowanie
historii
dokumentu
Miej pewność, że pracownicy zawsze działają na najbardziej aktualnym pliku. Sprawdzaj, kto wprowadził konkretną zmianę i w razie konieczności przywracaj poprzednie wersje.
Dostosowanie
do aktualnych
przepisów prawnych
Prawo poszczególnych krajów bardzo jasno określa zasady przetwarzania informacji wrażliwych. Ręczne zarządzanie dokumentami oznacza, że łatwo zapomnieć o konieczności zniszczenia dokumentu po upływie określonego czasu lub przegapić miejsce, z którego powinny zostać usunięte dane osobowe. Rozwiązania OpenText usprawnią te procesy, zwiększając poziom compliance – nawet przy częstych zmianach prawa.
Integracja
z zewnętrznym
oprogramowaniem
Rozwiązania OpenText integrują się z szeregiem aplikacji i systemów od wiodących liderów technologicznych, takich jak SAP, Microsoft czy Salesforce. Dzięki temu ECM nie funkcjonuje w firmie w oderwaniu od innych systemów, a wręcz przeciwnie – włącza dane z nich do cyfrowego obiegu dokumentów.
Łatwe
przygotowywanie się
do audytów
Kontrole czy audyty weryfikujące poprawność działania biznesu, m.in. pod kątem uzyskiwania certyfikatów z zakresu przetwarzania danych, często wymagają wglądu w dokumenty biznesowe oraz sposób egzekwowania poszczególnych procedur. Mając wszystkie informacje w ramach jednego systemu, możesz szybko przekazywać potrzebne dokumenty, pliki czy korespondencję.
Narzędzia do digitalizacji treści oraz zarządzania dokumentami i danymi najczęściej wykorzystywane są przez:
Narzędzia do digitalizacji treści oraz zrządzania dokumentami i danymi najczęściej wykorzystywane są przez:
Źródło: Statista
Wybierz rozwiązania OpenText i wsparcie S&T
Wybierz rozwiązania OpenText i wsparcie S&T
Platforma OpenText Extended ECM.
Kompleksowy system do zarządzania zasobami informacyjnymi w biznesie, integrujący usługi porządkowania i dostępu do treści elektronicznych z wiodącymi aplikacjami.
Więcej >>
SAP Invoice Management by OpenText (VIM)
Wsparcie obiegu faktur w systemie SAP – w wersji papierowej i elektronicznej dzięki skanowaniu, technologii OCR, klasyfikacji rodzajów dokumentów, walidacji i akceptacjom biznesowym.
Więcej >>
OpenText
InfoArchive
Nowoczesne rozwiązanie do archiwizacji danych ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych, które umożliwia redukcję kosztów przechowywania dokumentów.
Więcej >>
Jak nasi klienci korzystają z ECM?
Sanok Rubber Company
Wdrożony obieg faktur zakupowych w systemie SAP w oparciu o SAP Invoice Management oraz Information Capture umożliwiło wyeliminowanie czasochłonnych czynności związanych z ręcznym wprowadzaniem danych czy weryfikowaniem faktur zakupowych.
Więcej >>
Uniwersytet Warszawski
Elektroniczny obieg faktur zakupowych VIM uporządkował i zoptymalizował procesy obsługi faktur zakupowych oraz przedpłat, m.in. dzięki zaprojektowaniu odpowiednich procesów w ramach elektronicznego obiegu dokumentów (np. śledzenia i raportowania faktur) oraz wyeliminowaniu konieczności zatwierdzania płatności w formie papierowej
Więcej >>
Wdrażając narzędzia ECM razem z S&T zyskujesz
Wdrażając narzędzia ECM razem z S&T zyskujesz
Dedykowane wsparcie aplikacyjne podczas wdrożenia
Przeszkolenie kluczowych pracowników z możliwości funkcjonalnych
Dokumentację techniczną i instrukcje dla użytkowników końcowych
Przeczytaj wpisy naszych ekspertów
Chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie zarządzać treścią i zasobami informacyjnymi w Twoim przedsiębiorstwie?
OpenText – światowy lider na rynku rozwiązań typu Enterprise Content Management (ECM) pozwalających na optymalizację i automatyzację procesów zarządzania informacją. Od trzydziestu lat dostarcza aplikacje do zarządzania treścią i danymi dla największych światowych przedsiębiorstw i agencji rządowych.