Grupa Rohrer, która zajmuje się dostarczaniem usług przemysłowych dla sektora naftowego i chemicznego, zakończyła proces migracji do SAP S/4HANA Cloud.
Z jednej strony przyczyniły się do tego wymagania klientów, którzy również korzystają z inteligentnych technologii i którym zależy na utrzymaniu jednolitych standardów w każdym obszarze biznesu. Z drugiej strony, o wdrożeniu zadecydowało również starzenie się dotychczasowych systemów – dla każdego było jasne, że istniejąca infrastruktura zaczyna powoli osiągać swoje granice.
– Jesteśmy skazani na rozwój – mówi Johann Rohrer. „My” to jego rodzinne przedsiębiorstwo, które założył w 1975 roku z dwoma współpracownikami. Dzisiaj około 3 500 pracowników w 14 krajach pracuje dla Grupy Rohrer. Konglomerat czyści i naprawia zbiorniki, planuje i zarządza przestojami produkcyjnymi oraz oferuje inne usługi, które są standardem w branży, a które łatwiej zamawiać hurtowo od jednego podmiotu. Reasumując, to działalność w często trudnym środowisku pracy, które wymaga od pracowników wysokiej świadomości bezpieczeństwa, a od kierownictwa precyzji w pracy z danymi.
Aby utrzymać skalę wzrostu i sprostać wyzwaniom wynikającym z niej, Grupa Rohrer przeprowadziła migrację do SAP S/4HANA Cloud. To konieczność – wyjaśnia założyciel firmy. Nowy system ruszył w Austrii 1 kwietnia 2019 roku, czyli wraz z nowym rokiem finansowym. W gronie klientów Rohrer Group znajduje się wiele znanych firm, takich jak BASF, Shell, voestalpine i OMV. Poprzeczka jest więc postawiona wysoko.
– Nie możemy sobie pozwolić na popełnienie błędu, ponieważ jeśli to zrobimy, nasi klienci nie będą w stanie uruchomić swoich zakładów na czas. A to może oznaczać straty idące w miliony. Co więcej, nasi klienci sami korzystają z technologii SAP, więc nalegają, aby przekazywać dane za pośrednictwem oprogramowania tej firmy. A jako dostawca usług, Grupa Rohrer odgrywa kluczową rolę w ekosystemie klientów i partnerów. Migracja do SAP S/4HANA Cloud ma przyspieszyć i uprościć wymianę danych w ramach tego środowiska. Możemy wtedy zintegrować nasze systemy z tymi działającymi w innych firmach, z którymi współpracujemy.
Managing Director, Grupa Rohrer
Jednolite procesy w 45 różnych lokalizacjach
Chęć spełnienia standardów wytyczonych przez klientów odegrała, rzecz jasna, istotną rolę w podjęciu decyzji o migracji. Ważne były jednak również aspekty wewnętrzne. Jak podkreśla Michael Friess, odpowiedzialny za rozwój biznesu w Grupie oraz kierownik projektu migracji, kluczowa była również standaryzacja działań w całym konglomeracie, obejmującym 45 lokalizacji w całej Europie. Przełomowym momentem była informacja od działu kontrolingowego ulokowanego w austriackim Niklasdorfie. Specjaliści ds. finansów raportowali, że przestarzałe systemy nie nadążają za wymaganiami stawianymi przez współczesny świat biznesu, brakuje im też przejrzystości niezbędnej do analizy wyników i podejmowania odpowiednich decyzji. Konieczna była konsolidacja i aktualizacja oprogramowania.
W tamtych czasach specjaliści Grupy w różnych krajach nie używali tych samych systemów zarządzania materiałami i księgowych. To powodowało, że wiele zadań wykonywano ręcznie, a jedna faktura nierzadko była wielokrotnie przetwarzana. Usprawnienia były konieczne. A przejście na rozwiązania SAP umożliwiło wejście w posiadanie kompleksowego, zunifikowanego systemu, który mógłby zdigitalizować i uprościć procesy obowiązujące w działach kontrolingowych.
– Gdy przyszło do finalnego wyboru dostawcy, to właśnie globalny zasięg SAP był dla nas kluczowym czynnikiem, który przyczynił się do podjęcia decyzji.
SAP S/4HANA Cloud Migration Project Manager, Grupa Rohrer
Grupa Rohrer zdecydowała się zwrócić do S&T AG, wiodącego dostawcy usług i rozwiązań IT w Europie Środkowo-Wschodniej oraz Złotego Partnera SAP, z prośbą o wsparcie w migracji do SAP S/4HANA. „Młodzi i zaangażowani” – tak Friess określił pracowników S&T uczestniczących w projekcie. Technologia SAP S/4HANA Cloud też jest młoda – jeszcze stosunkowo niewielka część użytkowników SAP na całym świecie podjęła decyzję o migracji do chmury.
– Już kilka lat temu było ewidentnym, że wdrażanie technologii takich jak SAP staje się standardem w świecie biznesowym, wymaganym przez kontrahentów w celu usprawnienia współpracy. Teraz widzimy to jeszcze lepiej – migracja do chmury to podstawa transformacji cyfrowej, która dzisiaj jest koniecznością dla każdej firmy chcącej dobrze funkcjonować i realizować cele biznesowe.
SAP Segment Director, S&T
Komunikacja jest najważniejsza
Do kluczowego zespołu pracującego nad projektem należało około dziesięć osób decyzyjnych z działów specjalistycznych i kierownictwa, IT i partnera zewnętrznego S&T. Najważniejsza była komunikacja: regularne spotkania, rozmowy z zespołem oraz z osobami zaangażowanymi na wszystkich szczeblach hierarchii. Mimo obrotów rzędu 350 milionów euro, Grupa Rohrer wciąż jest konglomeratem średniej wielkości o płaskiej strukturze i zarządzanym przez właściciela, co znacząco skraca czas podejmowania decyzji. A silne zaangażowanie właściciela firmy w projekt było widoczne już podczas warsztatów przedwdrożeniowych. Jak wspomina jeden z ekspertów S&T, Johann Rohrer zawsze był obecny podczas tych spotkań i pytał o aktualną sytuację oraz następne kroki.
Firma Rohrera funkcjonuje na rynku już od połowy wieku, a migracja do SAP S/4HANA Cloud była procesem, który zajął kilka lat. W pierwszej kolejności nowe oprogramowanie wdrażano w Austrii, Rumunii i Francji, a po kilku miesiącach przystąpiono do implementacji w kolejnych krajach, gdzie funkcjonowały biura przedsiębiorstwa. Chociaż samo wdrożenie nie wygenerowało nowego przychodu, w opinii Johanna Rohrera tworzenie jednolitych standardów w całym konglomeracie i integracja z systemami klientów były priorytetowe dla dalszego rozwoju Grupy Rohrer.
A dla firmy Rohrera wymagania klientów są nieustannie siłą napędową jej działalności. W historii przedsiębiorstwa nie było ani jednego momentu przestoju – konglomerat nieprzerwanie się rozwija, powołując nowe spółki na kolejnych rynkach. Jak podkreśla Michael Friess, ta migracja to w zasadzie kolejny wymiar cyfrowej ewolucji Grupy. Z tego względu również nie zdecydował się na tworzenie dedykowanych procesów zarządzania zmianami związanymi z migracją do chmury.
W końcu Grupa Rohrer zmienia się cały czas – można by nawet powiedzieć, że firma jest skazana na nieustanny rozwój.