Integracja Krajowego Systemu e-Faktur z produktami SAP

Kompleksowa obsługa elektronicznej faktury ustrukturyzowanej

W ramach rozwiązania S4/KSeF S&T zapewnia kompleksową obsługę przesyłania faktur z systemu SAP w formie ustrukturyzowanej do Krajowego Systemu e-Faktur oraz przechwycenie faktury z KSeF w formacie XML i jej automatyczne wprowadzenie do systemu księgowego SAP. Poprawność danych z faktury zakupowej może być automatycznie weryfikowana i zestawiana np. z zamówieniem, a w SAP może zostać uruchomiony proces zatwierdzania i automatycznego księgowania. Oferowane rozwiązanie daje możliwość wykorzystania zdefiniowanych ścieżek obiegu dokumentów.

Obsługa faktur sprzedaży

• Przegląd i wysyłka faktur sprzedaży do KSeF,
• Import nadanych przez KSeF numerów i informacji o odrzuceniu przesłanych faktur,
• Analiza i obsługa statusów faktur wysłanych do KSeF.

Faktury sprzedaży oraz wystawione do nich korekty są przygotowywane w systemie SAP, a następnie przesyłane w ustrukturyzowanej postaci do KSeF. Po wpłynięciu faktury do KSeF weryfikowana jest jej zgodność z obowiązującym wzorem. Poprawnej fakturze nadawany jest unikalny numer identyfikujący dokumentu w bazie KSeF, który przekazywany jest do oprogramowania księgowego podatnika i przypisany do faktury. W przypadku braku pozytywnej weryfikacji pliku w KSeF, do systemu SAP wróci informacja o błędzie.

Obsługa faktur zakupu

• Pobranie faktury zakupowej z KSeF (w formacie XML),
• Przegląd i wstępna kwalifikacja pobranych faktur,
• Weryfikacja poprawności faktury – zarówno pod względem technicznym jak i formalnym (np. zgodności z zamówieniem),
• Uruchomienie automatycznie procesów zatwierdzania (o ile zostały zdefiniowane),
• Wprowadzenie dokumentu do systemu księgowego SAP,
• Przegląd i obsługa statusów faktur pobranych z KSeF.

Dla faktur zakupowych za dzień otrzymania takiej faktury przez nabywcę uznawany jest dzień, w którym zostaje jej nadany numer identyfikujący w KSeF. Rozwiązanie S4/KSeF umożliwia pobranie takiej faktury do systemu SAP Podatnika. Dalsze postępowanie z fakturą zakupową jest uzależnione od tego, który wariant rozwiązania zostanie zaimplementowany u danego Klienta.

S&T zapewnia

• Dostawę wymaganych licencji,
• Doradztwo i wdrożenie rozwiązania S4/KSeF,
• Szkolenie z rozwiązania S4/KSeF,
• Dedykowane wsparcie aplikacyjne,
• Dokumentację techniczną i instrukcje użytkownika końcowego.

Technologia: OpenText i SAP

Rozwiązanie to, oferowane przez firmy OpenText i SAP, jest natywnym komponentem, wbudowanym w system SAP, poszerzającym moduł finanse i zakupy (SAP FI, MM) o funkcjonalność zaawansowanego przetwarzania dokumentów.

W przypadku wykorzystania technologii OpenText e-faktura z systemu KSeF, obok dokumentów papierowych (skanowanych i odczytywanych przy pomocy OCR), faktur w postaci PDF czy EDI, importowana jest do systemu SAP. Niezależnie od postaci dokumentu, faktura może być weryfikowana (np. pod kątem zgodności z wcześniejszymi zamówieniami czy przyjęciami magazynowymi), kierowana do akceptacji biznesowej (np. za pomocą urządzeń mobilnych) i finalnie księgowana (również automatycznie) w systemie SAP.

Invoice Managemant by OpenText

Rekomendowanym przez S&T rozwiązaniem do obsługi faktur zakupowych przychodzących z KSeF jest SAP Invoice Managemant by OpenText. Jedną z kluczowych zalet wykorzystania komponentu Invoice Managemant by OpenText jest archiwizacja faktury z KSeF w postaci pliku XML oraz jej wizualizacja w postaci załącznika w formacie PDF. Rozwiązanie pozwala na załączanie także innych pomocniczych dokumentów do faktury, co umożliwia wyświetlanie wszelkich cyfrowych treści z plików zakupowych bezpośrednio w interfejsach użytkownika SAP. Dodatkowo mamy możliwość przechowywania wszystkich e-faktur w dedykowanym i odpowiednio zabezpieczanym archiwum dokumentów dla systemu SAP. Standardowo cały proces przetwarzania dokumentów przychodzących jest monitorowany i pozwala na łatwy wgląd w różne dane analityczne, w tym KPI czy wizualizacje w postaci pulpitów.

Moduł komunikacyjny S4/KSeF

Komponentem, który odpowiada za wszelkie aspekty komunikacyjne z centralnym KSeF jest moduł do komunikacji S4/KSeF. W przypadku faktur zakupowych moduł ten udostępnia fakturę w postaci XML pobraną z KSeF i inicjuje jej dalsze, opisane powyżej, przetwarzanie wewnątrz systemu SAP, również przy użyciu rozwiązania Invoice Managemant by OpenText. W przypadku faktur sprzedażowych przesyła dokumenty z SAP do KSeF i przekazuje nadany im numer z powrotem do systemu podatnika.

Popraw efektywność procesów biznesowych dzięki e-fakturom. Zobacz więcej

Korzyści biznesowe z S4/KSeF

• Pełna kontrola procesu obiegu e-faktury w organizacji,
• Usprawnianie dystrybucji faktur sprzedażowych,
• Kompleksowa obsługa faktur zakupowych począwszy od rejestracji z KSeF, poprzez weryfikację, aż po księgowanie,
• Niższe koszty obsługi faktur dzięki eliminacji błędów i automatyzacji procesu przyjmowania i księgowania,
• Skrócenie okresu terminu zwrotu podatku VAT do 40 dni,
• Zgodność z warunkami licencyjnymi SAP.

Dlaczego S&T

• Posiadamy ponad 14-letnie doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań SAP i tworzeniu własnych aplikacji dla SAP (Centralny Rejestr Umów, Jednolity Plik Kontrolny, Biała Lista Podatników, Kursy NBP, Czynny Podatek VAT etc.),
• Proponujemy rozwiązania oparte o sprawdzone i standardowe aplikacje SAP i OpenText,
• Zapewniamy kompatybilność z systemami SAP ECC, SAP S4/HANA, SAP Cloud,
• Gwarantujemy wsparcie i rozwój aplikacji.