2019 to kolejny rok, w którym czekają nas zmiany prawne związane z informatyzacją rozliczeń finansowych. Wiele z nich będzie wiązało się z modyfikacją procesów w systemach księgowych – są to m.in. e-sprawozdania JPK_VDEK.

2019 to kolejny rok, w którym przedsiębiorstwa czekają liczne zmiany prawne związane z krajową informatyzacją rozliczeń finansowych. Wiele z nich będzie wiązało się z modyfikacją obsługi dotychczasowych procesów w systemach księgowych – są to m.in. e-sprawozdania JPK_VDEK. Dostosowanie do nowych regulacji wymaga nakładów pracy zarówno od przedsiębiorców, jak i dostawców oprogramowania: czy wszyscy są już na to dobrze przygotowani?

Nowe schematy logiczne dla e-sprawozdań

1 października 2018 r. weszły w życie zmiany do ustawy o rachunkowości, nakładające na jednostki prowadzące rachunkowość obowiązek składania sprawozdań finansowych, zwykłych, jak i okresowych, w postaci elektronicznej – w określonych strukturach i formatach. Wszystkie sprawozdania złożone po 1 października muszą mieć już format elektroniczny, zgodny ze schematami logicznymi opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów. Warto pamiętać, że w przypadku większości jednostek, wytyczne dotyczące struktury dotyczą tylko bilansu, rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych oraz zmian w kapitale własnym. Pozostałe, opisowe elementy sprawozdania, takie jak informacja dodatkowa, można zeskanować z wersji papierowej i załączyć jako plik PDF.

Na stronie Ministerstwa Finansów udostępniono aż 41 plików z różnymi strukturami XML, przy pomocy których elektroniczne sprawozdanie można złożyć w 26 wariantach. Różne typy podmiotów (przedsiębiorstwa, banki, jednostki małe, spółki inwestycyjne itd.) mogą wybrać spośród 10 jednostkowych wersji sprawozdania, oprócz tego dostępne są 3 wersje skonsolidowanych sprawozdań finansowych, a jedne i drugie można sporządzić w złotówkach lub w zaokrągleniu do tysięcy złotych. To wszystko sprawia, że już teraz warto dokładnie przyjrzeć się dostępnym wytycznym i zweryfikować dostępność rozwiązań w użytkowanym systemie księgowym. Niektórzy dostawcy oprogramowania udostępnili już swoje rozwiązania, ale ich funkcjonalność jest dosyć ograniczona. Inni projektują jeszcze odpowiednie zmiany, tak aby maksymalnie ograniczyć ręczną pracę użytkownika systemu księgowego i wykorzystać dane, które są w nim już dostępne.

Ostatnie lata to okres dynamicznej cyfryzacji naszych rozliczeń z fiskusem. Dobrze, że odchodzimy już od papierowych raportów i sprawozdań, ale jednocześnie zmiany nakładają nowe obowiązki na wszystkich: przedsiębiorców, urzędy i ministerstwo, a także na dostawców oprogramowania do obsługi finansowo-księgowej. Często ci ostatni na dostosowanie do zmian mają najmniej czasu, bo projektując nowe rozwiązanie, muszą opierać się na wytycznych i schematach Ministerstwa Finansów, które nie zawsze są dostępne od razu. A to od jakości ich oprogramowania w dużej mierze zależy poprawność rozliczeń finansowych przedsiębiorstwa – mówi Włodzimierz Miśta, Infor Segment Director w firmie S&T.W takich właśnie przypadkach dodatkowego wymiaru nabiera współpraca ze sprawdzonym partnerem technologicznym, który pomoże dostosować się do zmian prawnych – dodaje.

JPK_VDEK

Podobnie jak w przypadku elektronicznych sprawozdań finansowych, również JPK_VDEK będzie nowym raportem składanym w formacie XML. Obowiązek ten wynika z porządkowania danych dostarczanych fiskusowi. Obecnie każdy czynny podatnik VAT, co miesiąc przesyła wprowadzone w ostatnich latach pliki JPK_VAT, jak i obowiązujące już wcześniej deklaracje VAT-7 lub VAT-7K. Dane na obu typach raportów się pokrywają, przy czym JPK_VAT dostarcza dokładniejszych informacji niż VAT-7 czy VAT-7K. Z tego względu oba osobne raporty zostaną zastąpione zbiorczą deklaracją JPK_VDEK, która połączy wszystkie potrzebne informacje. Obowiązek stosowania JPK_VDEK wejdzie w życie dopiero w lipcu br. Wymagane struktury logiczne nie są jeszcze opublikowane.

– S&T, jako firma wdrażająca najwyższej klasy systemy ERP, których nieodzownym elementem są moduły finansowo-księgowe, stale musi monitorować aktualizacje i zmiany prawne. Tylko w ten sposób zyskamy pewność, że będziemy w stanie zapewnić naszym Klientom zgodność oprogramowania z obowiązującymi przepisami – wyjaśnia Anna Duda, Financial Consultant w S&T. Zarówno e-sprawozdania, jak i JPK_VDEK pociągają za sobą konieczność zmiany organizacji samych procesów i narzędzi informatycznych wspierających ich obsługę. Zaprojektowanie ergonomicznego rozwiązania jest czasochłonne, a jednocześnie istotne jest dla dostarczenia rozwiązania na tyle wcześnie, aby Klient zdążył je jeszcze przetestować w swoim systemie.

S&T ma za sobą wiele podobnych adaptacji systemów Klientów. Z podobnymi wyzwaniami mieliśmy do czynienia przy wdrożeniu wytycznych w zakresie funkcjonalności Jednolitego Pliku Kontrolnego. Na tę chwilę, w samym tylko segmencie rozwiązań Infor, dostarczamy aż siedemnaście różnych wersji tego oprogramowania. Każda z nich odpowiada wymaganiom różnych systemów i typów użytkowników. Jako dostawca zawsze staramy się wyjść naprzeciw oczekiwaniom Klientów i stawiać ich potrzeby na pierwszym miejscu – podsumowuje Anna Duda.

S&T ma na swoim koncie ponad 100 wdrożeń światowej klasy systemów finansowo-księgowych, głównie w oparciu o technologię takich producentów, jak Infor i SAP. Do najważniejszych realizacji w tym obszarze należą: AIC, Grupa Kęty, Grupa APATOR, RAFAKO, Grupa ZPAS (systemy Infor) oraz Agencja Rezerw Materiałowych, Aquanet, L’Oréal czy Uniwersytet Warszawski (systemy SAP).

Zobacz podobne

21.10.2020

Sektor publiczny potrzebuje IT w modelu usługowym

Negatywny wpływ pandemii na gospodarkę oprócz bezpośrednich skutków takich jak recesja, czy zmiany w systemach łańcuchów dostaw i produkcji nie oszczędził również sektora publicznego.
21.10.2020

Zasoby IT: nie musisz inwestować, by rozwijać firmę

Kryzys COVID-19 wciąż budzi wiele obaw wśród menedżerów. Jednym z ważniejszych zadań było (i wciąż jest) - zapewnienie efektywności organizacji, które nowa rzeczywistość zmusiła do przejścia na pracę zdalną.
15.10.2020

Zmiana modelu pracy wymaga zmiany w konsumpcji IT

Masowe i długotrwałe przejście na pracę zdalną to jedna z tych konsekwencji epidemii koronawirusa, która wywarła największe piętno na rzeczywistości biznesowej.

Zapisz się na newsletter S&T

Dane są podawane dobrowolnie. Podanie danych oznaczonych gwiazdką (*) jest obowiązkowe do otrzymania newslettera.
Zgoda oznacza możliwość otrzymywania informacji handlowych dotyczących produktów i usług promowanych przez spółki z grupy S&T AG, jak również informacji marketingowych powstałych we współpracy z naszymi partnerami technologicznymi. Mają Państwo prawo do cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.
Jeśli chcą Państwo wycofać zgodę, mogą Państwo tego dokonać tutaj.

Administratorem Państwa danych osobowych jest właściwa spółka z grupy S&T AG, mająca siedzibę w Polsce. Podane dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia działań marketingowych, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym o przysługujących Państwu prawach, znajduje się w Polityce prywatności.