Długoletnia, niekończąca się droga pełna przeszkód, na której każdy zakręt da się pokonać tylko przy pomocy worka pieniędzy: tak w większości przypadków kojarzy się proces wdrożenia oprogramowania wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem.
Implementacje systemów ERP nie mają dobrej opinii na rynku. Przede wszystkim z powodów nieprzewidywalności ryzyka, kosztownego i długotrwałego dostosowywania systemu do specyficznych potrzeb, a także późniejszych utrudnionych aktualizacji skastomizowanego systemu. Ale czy tak zawsze być musi?
20 lat doświadczeń… i własna ścieżka wdrożenia
– S&T ma za sobą wdrożenia dużych systemów klasy ERP dla ponad stu Klientów. Nasze bieżące implementacje są zupełnie różne od tych pierwszych, sprzed ponad dwóch dekad. Na przestrzeni lat zmieniły się oczekiwania Klientów, technologia i możliwości standardowego oprogramowania, a także nasza metodyka realizacji projektów – wyjaśnia Rafał Piórkowski, Sales Director for ERP Systems w S&T. Na bazie naszych doświadczeń wypracowaliśmy własny, optymalny sposób modelowania procesów ERP, ograniczając ryzyka i koszty oraz istotnie skracając czas wymagany na realizację projektu – dodaje. Opracowana przez S&T metodyka GreenFit adaptacyjnego podejścia do wdrożenia systemów ERP, dzieli projekt na cztery etapy: przygotowanie polegające na badaniu dopasowania, analizę modelującą, faktyczną implementację i okres gwarancyjny, z których pierwszy i ostatni są realizowane bezpłatne.
Na etapie przygotowania konsultanci S&T dobierają ścieżkę wdrożenia, dokładnie diagnozując wymagania danego przedsiębiorstwa. Na tej podstawie badają dopasowanie procesów zachodzących w danej firmie z standardowymi funkcjonalnościami systemu ERP. W dalszym etapie pracy wybierają aktywności, które będą realizowane w nowym narzędziu i ustalają harmonogram prac wdrożeniowych. W fazie analizy wybrane procesy przekłada się już na konkretne funkcjonalności systemu, przy czym – co istotne – w modelowaniu procesów zakładane jest maksymalne wykorzystanie standardowego oprogramowania, bez indywidualnych modyfikacji, często niepotrzebnych w nowych technologiach oprogramowania. Na etapie wdrożenia procesy modeluje się m.in. przy pomocy zintegrowanej z systemem ERP technologii DEM (ang. Dynamic Enterprise Modeling). Na podstawie dynamicznego modelowania, bezpośrednio w systemie ERP powstają diagramy z dokładnymi ścieżkami działania dla przyszłych użytkowników, którzy w tym czasie uczą już działania nowej aplikacji. Po zakończeniu wszystkich prac i uruchomieniu produkcyjnym systemu projekt wchodzi w bezpłatny etap gwarancji.
Faza analizy. Standard lepszy od kastomizacji
Po określeniu zakresu projektu można przejść do jego realizacji, wybierając standardowe funkcjonalności systemu, które zostaną wykorzystane we wdrożeniu. – Nie trzeba tłumaczyć, że wykorzystanie standardowych możliwości systemu ERP jest dziś o wiele korzystniejsze niż wprowadzanie własnych modyfikacji – wyjaśnia Przemysław Domański, Partner Sales Manager. – Przykładowo, systemy firmy Infor, globalnego producenta informatycznych systemów klasy ERP, są odpowiednio dostosowane do lokalnych wymogów prawnych i biznesowych. Technologia ta pozwala np. na włączenie odpowiednich elementów lokalizacji oprogramowania, aby uzyskać szablony faktur obowiązujące w Polsce. Jest to wygodne zwłaszcza dla firm międzynarodowych, które dawniej musiały tworzyć osobne, własne systemy, aby uwzględnić wymogi prawne na poszczególnych rynkach. Teraz wszystkie te funkcje są dostępne w pakiecie podstawowym. Wspomniany już ERP Infor LN, w swojej standardowej wersji jest dostosowany do lokalnej legislacji aż 35 krajów,– podkreśla.
Jeszcze nie tak dawno wdrożenia systemów klasy ERP w międzynarodowych organizacjach często kończyły się na implementowaniu w każdym kraju różnych narzędzi. Brak centralnego systemu uniemożliwiał pełną integrację organizacji, wygodną analizę porównawczą wyników poszczególnych oddziałów czy rynków, wymianę danych, doświadczeń i dobrych praktyk. Powstawały konglomeraty osobnych spółek, które de facto łączyła tylko nazwa i logotyp. – W zeszłym roku aktywnie wspieraliśmy wymianę oprogramowania klasy ERP u jednego z naszych międzynarodowych Klientów – dodaje Przemysław Domański. – Była to migracja do jednego, centralnego rozwiązania z aż 15 różnych systemów! – Łatwo można sobie wyobrazić, że osobne wdrożenie tych rozwiązań w poszczególnych krajach musiało trwać dobrze ponad dekadę. Kto dziś miałby tyle czasu, wiedząc, jak dynamicznie zmienia się technologia?
Faza gwarancji. Bezpieczna weryfikacja wdrożenia
Zgodnie z założeniami opracowanej przez S&T metody, już po wdrożeniu system projekt przechodzi w fazę bezpłatnej gwarancji wykonanych usług. Jest to czas, w którym Klient ma czas na faktyczną weryfikację wdrożonych rozwiązań i konfiguracji. Na tym etapie konsultanci S&T systematycznie rozszerzają zakres rozwiązania w ramach ustalonego z Klientem zakresu modelowania procesów, tak aby zmaksymalizować wykorzystanie standardów wdrażanej technologii i jej możliwości funkcjonalnych. Ponieważ jest to okres gwarancji, Klient może bez ryzyka finansowego sprawdzić, czy wszystkie wdrożone procesy spełniają założone oczekiwania – i zadbać o dopracowanie jakichkolwiek niedociągnięć, tak aby na koniec otrzymać sprawdzone, dobrze dopasowane rozwiązanie.
Sprawdzony partner kluczem do sukcesu
Chociaż droga do zakończenia wdrożenia systemu ERP może wydawać się długa i wyboista – i w zbiorowej świadomości wciąż potarzane są historie o wieloletnich wdrożeniach zakończonych niepowodzeniem – to przy odpowiedniej metodyce projektowej i dobrych narzędziach proces ten moża znacznie uprościć i skrócić. W tym kontekście kluczowy jest wybór wiarygodnego partnera do realizacji tego przedsięwzięcia, potrafiącego modelować procesy i posiadającego odpowiednią technologię i doświadczenie. S&T ma na swoim koncie ponad 100 dużych wdrożeń światowej klasy systemów ERP producentów Infor oraz SAP. Zaufali nam m.in.: AIC, Grupa Kęty, Grupa APATOR, RAFAKO, Grupa ZPAS (systemy Infor) oraz Agencja Rezerw Materiałowych, Aquanet, L’Oréal czy Uniwersytet Warszawski (systemy SAP).