Stworzenie cyfrowej organizacji wymaga wielopoziomowej współpracy. Pierwszym etapem jest nakreślenie dokładnego scenariusza wdrożenia.
Jest on niczym innym, jak dokładną analizą stanu wyjściowego i planów zderzonych z realnymi możliwościami, którymi dysponuje dane przedsiębiorstwo. Od czego zacząć i w jaki sposób przygotować firmę do systemowej pracy zdalnej?
Czas przewidziany na wdrożenie determinuje koszt i sposób przygotowania cyfrowego miejsca pracy
Czas wdrożenia digital workspace zależy w dużej mierze od wielkości organizacji, a także specyfiki obowiązków które wykonują pracownicy, a także od ilości i różnorodności systemów, z których na co dzień korzystają. Przygotowując harmonogram wdrożenia profesjonalnych narzędzi i zabezpieczeń systemowej pracy zdalnej, w pierwszej kolejności powinniśmy podzielić pracowników na grupy i przypisać je do poszczególnych aplikacji firmowych. Im więcej profili użytkowników i systemów, tym dłuższy czas wdrożenia. Z doświadczeń S&T wynika, że dla organizacji zatrudniającej ponad 250 osób, musimy założyć, że cały proces przekształcenia standardowych miejsc pracy w ich cyfrowe odpowiedniki potrwa między 6-8 miesięcy.
Szacując czas wdrożenia uruchomienia w pełni zdalnych stanowisk pracy musimy wziąć także pod uwagę pojawienie się przeszkód o charakterze merytorycznym czy organizacyjnym. Bardzo często spotykanym utrudnieniem w realizacji projektów informatycznych jest brak wystarczającej wiedzy jak wybrać odpowiednie narzędzia z całego spectrum dostępnych możliwości. Jako integrator często spotykamy się także z przeszkodami o charakterze ekonomicznym – takimi jak na przykład niechęć do poniesienia kosztów związanych z precyzyjnym określeniem sytuacji wyjściowej. Skorzystanie usług audytowych w obszarze IT szczególnie polecane jest firmom, które planują wdrożenie nowego systemu zarządzania bądź strategii biznesowej, a także rozważają inwestycje w nowe zasoby infrastrukturalne. Audyt pomaga wskazać mocne, słabe strony oraz podatności na ryzyko poszczególnych elementów analizowanego rozwiązania. Dzięki czemu podjęcie decyzji o wprowadzeniu zmian i zastosowaniu nowych technologii bądź oprogramowania w organizacji jest znacznie prostsze.
Czy możemy szybciej uporać się z wdrożeniem? Oczywiście. Jednak powinniśmy pamiętać, że każde skrócenie procesu wiąże się z rezygnacją z jakichś wymagań – czy to funkcjonalnych, czy też wydajnościowych i estetycznych. Wdrożenie możemy podzielić na kilka etapów. Miejmy jednak na uwadze, że prowizoryczne rozwiązania z biegiem czasu staną się coraz trudniejsze do wyeliminowania – choćby ze względu na możliwą niechęć pracowników do zmian i ciągłego przystosowywania się do nowych okoliczności. Wdrażając cyfrowe miejsca pracy nigdy nie rezygnujmy z kwestii bezpieczeństwa, które są fundamentalne dla stabilności biznesowej.
Bez względu na koszt, kwestie bezpieczeństwa powinny być zawsze na pierwszym miejscu
Bardzo znaczącym kosztem utrzymania stanowisk do pracy zdalnej są kwestie bezpieczeństwa przechowywania danych. Musimy odpowiedzieć sobie na pytanie czy wystarczą podstawowe mechanizmy chroniące przed nadużyciami? Czy może bezpieczeństwo stanowi krytyczny aspekt działania firmy? Wybór licencji oprogramowania wspierającego pracę zdalną, w dużej mierze zależy od branży, w której działa Twoja organizacja, przyjętego modelu wykonywania obowiązków, a także zakresu zadań, które planujesz powierzyć pracownikom do wykonywania poza biurem.
Bezpieczeństwo jest jedynym elementem, którego nie będziemy w stanie nadrobić w późniejszych etapach wdrożenia, dlatego też wdrażane rozwiązania od samego początku powinny być na najwyższym poziomie. Bez względu na rodzaj organizacji, wszystkie podmioty posiadają dane które są kluczowe dla funkcjonowania biznesu. W tym aspekcie musimy podjąć decyzję biznesową – czy bardziej optymalne finansowo będzie zadbanie o zabezpieczenie danych, czy też poniesienie potencjalnych kosztów w przypadku ich utraty?
Zdefiniuj dokładną liczbę stanowisk, którą chcesz przygotować do pracy zdalnej
Określenie liczby stanowisk do bezpiecznej pracy zdalnej, które firma ma za zadanie przygotować to podstawa wyceny. Ile z nich będzie samodzielnymi, a ile współdzielonymi? W kalkulacji warto zdefiniować, czy wszyscy pracownicy będą korzystali z tych samych urządzeń, czy może różnych. A dodatkowo – czy będą wykorzystywać tylko firmowy sprzęt, czy będą mieli możliwość korzystania z domowego?
Określ stan i potrzeby w zakresie infrastruktury
Zastanów się czy twoja organizacja posiada odpowiednią infrastrukturę, spełniającą minimalne wymagania niezbędne do wdrożenia systemowej pracy zdalnej? A także – czy wolisz zainwestować i zapłacić z góry za potrzebny sprzęt i licencje, czy też jesteś gotowy zaakceptować sumarycznie wyższe opłaty, ale za to ponoszone w rozbiciu miesięcznym? Możesz zainwestować we własną serwerownię bądź skorzystać z rozwiązań chmurowych. Wszystko zależy od możliwości finansowych organizacji, preferencji w zakresie producentów czy technologii, a także od określonej daty startu przedmiotowej usługi. To czas będzie tutaj głównym determinantem – zwłaszcza w zakresie hardware’u. Mamy do wyboru mnóstwo sposobów finansowania infrastruktury IT, w tym szczególnie model greenlake, który daje organizacjom możliwość płynnego rozbudowywania infrastruktury wraz ze wzrostem zapotrzebowania.
Określ potrzebne funkcjonalności
Przygotuj listę niezbędnych funkcjonalności. Zastanów się czy na potrzeby Twojej firmy odpowie pakiet podstawowych rozwiązań? Najczęściej w wersji bazowej otrzymasz bezpieczny dostęp i możliwość zarządzania urządzeniami mobilnymi. Rozwiązania bardziej zaawansowane pozwalają na korzystanie między innymi z platformy roboczej. Natomiast najbardziej rozbudowane narzędzia do pracy zdalnej oferują dostęp do wirtualnych desktopów, które umożliwiają w pełni bezpieczną pracę na zasobach firmy z dowolnego urządzenia. Dobór pakietu, realizującego wszystkie Twoje wymagania warto zlecić partnerowi technologicznemu, który posiada know-how w tym zakresie. Na rynku dostępna jest szeroka gama rozwiązań, które wspomagają funkcjonowanie cyfrowej organizacji – przy pomocy profesjonalistów, wybierzesz te, które najlepiej zaadresują Twoje potrzeby.
Sprawdź, ile może kosztować cyfrowe miejsce pracy!
Wdrażanie każdego projektu uwidacznia nam bariery i wyzwania związane z całym procesem transformacji cyfrowej. Jako S&T dysonujemy kilkunastoma scenariuszami, które mieliśmy okazję udoskonalić na przestrzeni lat. Na etapie konsultacji informujemy klienta, jakie wyzwania, związane z implementacją powinien mieć na uwadze. Dodatkowo – wypracowaliśmy elastyczny model kalkulacji wdrożeń, w zależności od potrzeb i wykorzystywanych komponentów.
Stworzyliśmy specjalny kalkulator, który pozwoli określić orientacyjne koszty stworzenia cyfrowego miejsca pracy.
