E-sprawozdania i JPK-VDEK: czy systemy księgowe są na nie gotowe?

E-sprawozdania i JPK-VDEK: czy systemy księgowe są na nie gotowe?

2019 to kolejny rok, w którym przedsiębiorstwa czekają liczne zmiany prawne związane z krajową informatyzacją rozliczeń finansowych. Wiele z nich będzie wiązało się z modyfikacją obsługi dotychczasowych procesów w systemach księgowych – są to m.in. e-sprawozdania JPK_VDEK. Dostosowanie do nowych regulacji wymaga nakładów pracy zarówno od przedsiębiorców, jak i dostawców oprogramowania: czy wszyscy są już na to dobrze przygotowani?

Nowe schematy logiczne dla e-sprawozdań

1 października 2018 r. weszły w życie zmiany do ustawy o rachunkowości, nakładające na jednostki prowadzące rachunkowość obowiązek składania sprawozdań finansowych, zwykłych, jak i okresowych, w postaci elektronicznej – w określonych strukturach i formatach. Wszystkie sprawozdania złożone po 1 października muszą mieć już format elektroniczny, zgodny ze schematami logicznymi opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów. Warto pamiętać, że w przypadku większości jednostek, wytyczne dotyczące struktury dotyczą tylko bilansu, rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych oraz zmian w kapitale własnym. Pozostałe, opisowe elementy sprawozdania, takie jak informacja dodatkowa, można zeskanować z wersji papierowej i załączyć jako plik PDF.

Na stronie Ministerstwa Finansów udostępniono aż 41 plików z różnymi strukturami XML, przy pomocy których elektroniczne sprawozdanie można złożyć w 26 wariantach. Różne typy podmiotów (przedsiębiorstwa, banki, jednostki małe, spółki inwestycyjne itd.) mogą wybrać spośród 10 jednostkowych wersji sprawozdania, oprócz tego dostępne są 3 wersje skonsolidowanych sprawozdań finansowych, a jedne i drugie można sporządzić w złotówkach lub w zaokrągleniu do tysięcy złotych. To wszystko sprawia, że już teraz warto dokładnie przyjrzeć się dostępnym wytycznym i zweryfikować dostępność rozwiązań w użytkowanym systemie księgowym. Niektórzy dostawcy oprogramowania udostępnili już swoje rozwiązania, ale ich funkcjonalność jest dosyć ograniczona. Inni projektują jeszcze odpowiednie zmiany, tak aby maksymalnie ograniczyć ręczną pracę użytkownika systemu księgowego i wykorzystać dane, które są w nim już dostępne.

Ostatnie lata to okres dynamicznej cyfryzacji naszych rozliczeń z fiskusem. Dobrze, że odchodzimy już od papierowych raportów i sprawozdań, ale jednocześnie zmiany nakładają nowe obowiązki na wszystkich: przedsiębiorców, urzędy i ministerstwo, a także na dostawców oprogramowania do obsługi finansowo-księgowej. Często ci ostatni na dostosowanie do zmian mają najmniej czasu, bo projektując nowe rozwiązanie, muszą opierać się na wytycznych i schematach Ministerstwa Finansów, które nie zawsze są dostępne od razu. A to od jakości ich oprogramowania w dużej mierze zależy poprawność rozliczeń finansowych przedsiębiorstwa – mówi Włodzimierz Miśta, Infor Segment Director w firmie S&T.W takich właśnie przypadkach dodatkowego wymiaru nabiera współpraca ze sprawdzonym partnerem technologicznym, który pomoże dostosować się do zmian prawnych – dodaje.

JPK_VDEK

Podobnie jak w przypadku elektronicznych sprawozdań finansowych, również JPK_VDEK będzie nowym raportem składanym w formacie XML. Obowiązek ten wynika z porządkowania danych dostarczanych fiskusowi. Obecnie każdy czynny podatnik VAT, co miesiąc przesyła wprowadzone w ostatnich latach pliki JPK_VAT, jak i obowiązujące już wcześniej deklaracje VAT-7 lub VAT-7K. Dane na obu typach raportów się pokrywają, przy czym JPK_VAT dostarcza dokładniejszych informacji niż VAT-7 czy VAT-7K. Z tego względu oba osobne raporty zostaną zastąpione zbiorczą deklaracją JPK_VDEK, która połączy wszystkie potrzebne informacje. Obowiązek stosowania JPK_VDEK wejdzie w życie dopiero w lipcu br. Wymagane struktury logiczne nie są jeszcze opublikowane.

– S&T, jako firma wdrażająca najwyższej klasy systemy ERP, których nieodzownym elementem są moduły finansowo-księgowe, stale musi monitorować aktualizacje i zmiany prawne. Tylko w ten sposób zyskamy pewność, że będziemy w stanie zapewnić naszym Klientom zgodność oprogramowania z obowiązującymi przepisami – wyjaśnia Anna Duda, Financial Consultant w S&T. Zarówno e-sprawozdania, jak i JPK_VDEK pociągają za sobą konieczność zmiany organizacji samych procesów i narzędzi informatycznych wspierających ich obsługę. Zaprojektowanie ergonomicznego rozwiązania jest czasochłonne, a jednocześnie istotne jest dla dostarczenia rozwiązania na tyle wcześnie, aby Klient zdążył je jeszcze przetestować w swoim systemie.

S&T ma za sobą wiele podobnych adaptacji systemów Klientów. Z podobnymi wyzwaniami mieliśmy do czynienia przy wdrożeniu wytycznych w zakresie funkcjonalności Jednolitego Pliku Kontrolnego. Na tę chwilę, w samym tylko segmencie rozwiązań Infor, dostarczamy aż siedemnaście różnych wersji tego oprogramowania. Każda z nich odpowiada wymaganiom różnych systemów i typów użytkowników. Jako dostawca zawsze staramy się wyjść naprzeciw oczekiwaniom Klientów i stawiać ich potrzeby na pierwszym miejscu – podsumowuje Anna Duda.

S&T ma na swoim koncie ponad 100 wdrożeń światowej klasy systemów finansowo-księgowych, głównie w oparciu o technologię takich producentów, jak Infor i SAP. Do najważniejszych realizacji w tym obszarze należą: AIC, Grupa Kęty, Grupa APATOR, RAFAKO, Grupa ZPAS (systemy Infor) oraz Agencja Rezerw Materiałowych, Aquanet, L’Oréal czy Uniwersytet Warszawski (systemy SAP).



Zobacz wszystkie aktualności

Serwisy używają pliki cookies. Mają Państwo możliwość samodzielnej zmiany ustawień dotyczących cookies w swojej przeglądarce internetowej. Jeśli nie wyrażają Państwo zgody, prosimy o zmianę ustawień w przeglądarce lub opuszczenie serwisu. Dalsze korzystanie z serwisu bez zmiany ustawień dotyczących cookies w przeglądarce oznacza akceptację plików cookies, co będzie skutkowało zapisywaniem ich na Państwa urządzeniach. Informacji odczytanych za pomocą cookies i podobnych technologii używamy w celach reklamowych, statystycznych oraz w celu dostosowania serwisu do indywidualnych potrzeb użytkowników, w tym profilowanie. Wykorzystanie ich pozwala nam zapewnić Państwu maksymalną wygodę przy korzystaniu z naszych serwisów poprzez zapamiętanie Waszych preferencji i ustawień na naszych stronach. Więcej informacji o możliwości zmiany ustawień przeglądarki w Polityce prywatności. Akceptacja ustawień przeglądarki oznacza zgodę na możliwość tworzenia profilu Użytkownika opartego na informacji dotyczącej świadczonych usług, zainteresowania ofertą lub informacjami zawartymi w plikach cookies. Mają Państwo prawo do cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.
Mam przeglądarkę ustawioną zgodnie z moimi preferencjami.

Polityka prywatności i COOKIES

Zasady przetwarzania danych

S&T Services Polska Sp. z o.o. oraz S&T Poland Sp. z o.o. z siedzibą w 02-676 Warszawa, Postępu 21D, zwany dalej „S&T” przywiązują dużą wagę do szanowania i respektowania praw Internautów, ze szczególnym uwzględnieniem prawa do ochrony prywatności. Przedstawiona poniżej polityka prywatności wyjaśnia stosowane przez nas zasady gromadzenia i przetwarzania danych osobowych.

S&T zbierając i przetwarzając dane osobowe stosuje się do wszystkich poniższych zasad przetwarzania danych oraz spełnia co najmniej jeden z warunków przetwarzania danych osobowych (6×6).

Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych:

  1. „zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”
  2. „ograniczenie celu”,
  3. „minimalizacja danych”,
  4. „prawidłowość”,
  5. „ograniczenie przechowywania”,
  6. „integralność i poufność”.

Warunki zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych:

  1. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
  2. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
  3. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
  4. przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
  5. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,
  6. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Podczas przeglądania naszego serwisu, stosownie do konfiguracji przeglądarki, na komputerze użytkownika (urządzeniu końcowym) może zostać zapisany jeden lub kilka plików cookie.

Pliki cookie mogą być zamieszczane przez S&T jak i podmioty trzecie, z którymi S&T współpracuje. Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami na temat plików cookie oraz sposobu ich wykorzystywania.

Jakie dane o Tobie zbieramy?

  • Dane zbierane podczas rejestracji

Abyś mógł skorzystać z niektórych funkcjonalności oferowanych przez serwis będziesz musiał użyć hasła, które otrzymasz po procesie rejestracji. Hasło będzie niezbędne do pobranie niektórych materiałów zawartych w serwisie.

  • Dane zbierane automatycznie

Podczas Twojej wizyty na naszej stronie internetowej, automatycznie zbierane są dane dotyczące Twojej wizyty, w szczególności Twój adres IP, nazwa domeny, typ przeglądarki, typ systemu operacyjnego. Więcej informacji w części poświęconej tzw. plikom cookies.

Kto jest administratorem?

Administratorem Twoich danych osobowych są spółki S&T w Polsce:

  1. S&T Services Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Postępu 21D, 02-676 Warszawa
  2. S&T Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Postępu 21D, 02-676 Warszawa,

zwane dalej „S&T”.

Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za nadzór nad danymi osobowymi przetwarzanymi w organizacji, tj. Pełnomocnika Zarządu ds. ochrony danych osobowych.

Z Pełnomocnikiem można się kontaktować pisząc na adres Administratora lub pod adresem e-mail: RODO@snt.pl.

W jakim celu i na jakiej podstawie będą przetwarzane dane

Twoje dane osobowe pozyskane w związku z korzystaniem z serwisów S&T będą przetwarzane w następujących celach:

  1. obsługi utworzonego konta
  2. dochodzenia ewentualnych roszczeń (w tym windykacja) i odszkodowań
  3. prowadzenia działań marketingowych, w tym pozyskanie i utrzymanie klienta
  4. sprzedaży produktów o usług
  5. związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym na potrzeby prowadzenia analiz i statystyk
  6. udzielania odpowiedzi na pisma i wnioski oraz udzielanie odpowiedzi w toczących się postępowaniach
  7. prowadzenia działań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa
  8. archiwizacji
  9. spełniania obowiązku prawnego ciążącego na S&T

Podstawa prawna przetwarzania Twoich danych będzie:

  1. udzielona zgoda
  2. niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy
  3. niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze
  4. niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora np. takich jak udzielania odpowiedzi na Państwa pisma i wnioski

Kto będzie odbiorcą Twoich danych i gdzie będą one przekazywane

Twoje dane będą przekazane do państwa trzeciego (np. USA) w związku  z prowadzonymi działaniami na FB, czyli w związku z tworzeniem profili przy wykorzystaniu narzędzi w szczególności takich jak Google Analitics, Sales Manago.

  1. procesorom w związku ze zleconymi przez S&T działaniami realizowanymi w imieniu S&T
  2. firmom kurierskim, które będą dostarczać przesyłki do Państwa
  3. kancelariom prawnym, którym S&T zlecił np. prowadzenie postępowania
  4. podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Przez jaki okres dane będą przetwarzane

Okres przetwarzania Twoich danych osobowych jest uzależniony od celu w jakim dane są przetwarzane. Okres przez który Twoje dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

  1. przepisy prawa, które mogą obligować S&T do przetwarzania danych przez określny czas,
  2. obsługi utworzonego konta
  3. okres, który jest niezbędny do obrony interesów S&T (administratora danych),
  4. okres na jaki została udzielona zgoda

Jakie masz prawa

Posiadasz prawo do:

  1. żądania dostępu do danych osobowych dotyczących Państwa
  2. sprostowania danych,
  3. żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia,
  4. usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania
  5. wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania Państwa danych osobowych
  6. przeniesienia Państwa danych osobowych

Masz prawo do cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

Przetwarzając Twoje dane, które są zbierane za pomocą cookies, S&T w większości przypadków nie jest w stanie zidentyfikować Twojej osoby. Zatem jeśli chciałbyś skorzystać z przysługujących Tobie praw, będziesz poproszony o dostarczenie dodatkowych informacji w celu zidentyfikowania Ciebie.

W przypadku wątpliwości co do prawidłowości przetwarzania Twoich danych osobowych przez S&T, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Jakie będą konsekwencje nie podania danych

Podanie danych jest dobrowolne lub może być warunkiem koniecznym do zawarcia umowy (np. utworzenie konta w serwisie), bez ich podania umowa nie może zostać zawarta.

W jaki sposób profilujemy

S&T korzysta z systemów służących do zautomatyzowanego podejmowania decyzji. Następujące decyzje są podejmowane w sposób zautomatyzowany:

  1. profilowanie wykonywane jest w oparciu o posiadane dane, w szczególności takie jak: dane dotyczące świadczonych usług, informacje pozyskane na pomocą tzw. plików cookies, w tym dane transmisyjne, dane o lokalizacji.
  2. Profilowanie ma wpływ na informacje marketingowe oraz oferty jakie będziesz otrzymywać (oferta dopasowana do Twoich potrzeb)

W jaki sposób uzyskać informację o przetwarzaniu danych?

Wszelką korespondencję w sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych kieruj na adres Administratora z dopiskiem „Pełnomocnik Zarządu ds. ochrony danych osobowych” lub na adres e-mail: RODO@snt.pl.

Wykorzystywanie „cookies”

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki „cookies”, które służą identyfikacji Twojej przeglądarki podczas korzystania z naszej strony. Pliki „cookies” nie zawierają niewielkie ilości tekstu możliwe do odczytania tylko przez stronę , która je wysyła. Dzięki zebranym informacjom możemy uzyskać informacje o tym, jak często odwiedzasz nasz serwis i które jego elementy Cię najbardziej interesują. Uzyskane dane wykorzystujemy dla lepszego dostosowania go Twoich potrzeb, ułatwienia Tobie funkcjonowania serwisu oraz w celach statystycznych i reklamowych. Pliki te nie mogą być wykorzystane do infekowania urządzenia wirusami lub innym złośliwym oprogramowaniem (malware).

Każdy indywidualny Cookie składa się z czterech podstawowych części:

  1. Nazwa strony WWW: nazwa domeny lub subdomeny, która ustawiła cookie,
  2. Nazwa Cookie: cookie ma nazwę, która jest unikalna na stronie, która je ustawiła.
  3. Termin ważności: Ważność niektórych plików cookie wygasa po zamknięciu przeglądarki (tzw. cookie sesji), inne cookie zostaną automatycznie usunięte dopiero po osiągnięciu daty ważności, która została ustawiona (tzw. trwałe cookie).
  4. Wartość: to informacje w pliku cookie, którą strona WWW używa do „zapamiętania” poprzedniej wizyty.

W plikach cookie przechowujemy podstawowe informacje o użytkownikach (np. identyfikator) oraz informacje potrzebne dla optymalizacji i poprawnego wyświetlania treści zawartych na stronach. Informacje te służą do:

  • Rozpoznawania użytkowników logujących się na chronionych stronach internetowych, co umożliwia im odwiedzanie wielu stron bez konieczności wpisywania nazwy użytkownika i hasła do każdej ze stron;
  • Rejestrowania preferencji użytkowników – przeglądanej zawartości i formatu przeglądania (użytkownik nie musi ustawiać preferencji przy każdej wizycie na stronie);
  • Rejestrowania stron odwiedzanych przez użytkowników, co pozwala zebrać dane pomocne dla usprawnień wprowadzanych w treści i w sposobie nawigacji strony.

Użytkownicy naszego serwisu mogą w dowolnej chwili zaprzestać dostarczania tych informacji naszemu serwisowi poprzez wykasowanie plików cookie zapisanych na ich urządzeniach końcowych przez nasz serwis. Aby tego dokonać należy zmienić ustawienia aktualnie używanej przeglądarki internetowej.

w przeglądarce Internet Explorer
w przeglądarce Mozilla Firefox
w przeglądarce Chrome
w przeglądarce Safari
w przeglądarce Opera

Masz prawo do odmowy zapisywania i odczytywania plików „cookies” na Twojego urządzenia (komputera, laptopa, telefonu). Aby to zrobić musisz zaznaczyć odpowiednie ustawienia w opcjach przeglądarki internetowej, lub nie wyrazić zgody w przypadku gdy aplikacja zawarta na serwisie internetowym będzie się Ciebie o to pytać.

Skonfigurowanie przeglądarki w sposób, który zablokuje instalację plików cookie dla określonych, wybranych przez użytkownika stron internetowych lub dla wszystkich stron, mogą spowodować utratę pewnych funkcjonalności, które wymagają instalacji plików cookie. Zgodnie z wymogami Prawa Telekomunikacyjnego i RODO za potwierdzenie zgody na wykorzystanie plików cookie uznaje się skonfigurowanie przeglądarki pozwalające na instalację plików cookie na komputerze (patrz linki powyżej). Informacje na temat zarządzania plikami cookie można znaleźć na stronie (http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/) lub (http://wszystkoociasteczkach.pl/).

Stosujemy następujące pliki cookie na naszych stronach:

Nazwa pliku Cookie Wygasa po (okres ważności) Opis pliku cookie
PHPSESSID z końcem sesji plik cookie wykorzystywany do rozpoznawanie sesji oraz prawidłowego wyświetlania informacji w serwisie

W jaki sposób zabezpieczamy Twoje dane osobowe?

Komunikacja między Twoim komputerem a naszym serwerem, gdy zbieramy Twoje dane osobowe, jest zaszyfrowana z użyciem protokołu SSL (Secure Socket Layer). Dodatkowo nasze bazy danych zabezpieczone są przed wglądem osób trzecich.

Zmiany naszej polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo zmiany powyższej polityki prywatności poprzez opublikowanie nowej polityki prywatności na naszej stronie internetowej. Po dokonaniu zmiany Polityka Prywatności ukaże się na stronie z nową datą.

Warszawa, dn. 25.05.2018

 

X

Skontaktuj się z nami!

+48 22 535 95 00

info@snt.pl